ACM AIR CHARTER ist eines der führenden europäischen Luftfahrtunternehmen im Bereich der Business Aviation. Zu den Leistungen des Unternehmens, das seinen Sitz am Flughafen Karlsruhe / Baden-Baden hat, gehören das Aircraft Management für Flugzeugeigner und der weltweite Charter-Service von Mittel- und Langstreckenflugzeuge sowie die Instandhaltung der weltweit eingesetzten Business Jets.

Die ACM-Eingangsrechnungen werden seit Januar 2016 dank ELO erfolgreich ausschließlich digital bearbeitet. Der Rechnungsprüfungsprozess wurde dadurch enorm erleichtert, die Durchlaufzeiten verkürzt, doppelte Rechnungen werden sofort erkannt, über bestimmte Schlagwörter können Rechnungen schnell gefunden werden, der gesamte Prozess wurde transparenter. Mittlerweile wird ELO auch zur digitalen Archivierung von Unterlagen aus unterschiedlichen Abteilungen genutzt. Mittelfristig ist die Einführung weiterer Lösungen, wie z. B. das ELO Vertragsmanagement, geplant.

Die Entscheidung, ein Dokumenten-Management-System zu implementieren, beruhte auf den folgenden Aspekten: Immer mehr Dienstleister und Lieferanten übermittelten ihre Rechnungen auf digitalem Weg anstatt eine Papierrechnung per Post zu senden.

Dies führte zur Überlegung, auch die Papierrechnungen zu digitalisieren und alle Eingangsrechnungen künftig nur noch elektronisch zu erfassen, zu bearbeiten und zu archivieren. Dadurch sollten die Rechnungsprüfungsprozesse verbessert und transparenter gestaltet werden. Außerdem ermöglichte die Digitalisierung Kosteneinsparungen bei Verbrauchsmaterialien und Papierarchivierung. Um den gesetzlichen Bestimmungen gemäß der GDPdU Folge zu leisten, mussten die Voraussetzungen für ein revisionssicheres Archiv geschaffen werden.

Durch die Zusammenarbeit mit unzähligen Dienstleistern rund um den Globus, die unterschiedlichen Geschäftsfelder und Kostenstellen und die Tatsache, dass Sachbearbeiter aus allen Abteilungen in den Rechnungsprüfungsprozess bei ACM einbezogen, gestalteten sich der digital abzubildende Arbeitsablauf und das Zugriffsberechtigungssystem sehr komplex. Dennoch sollte das Dokumenten-Management-System einfach zu bedienen sein.

Die Papierrechnungen werden über vorhandene Hardwaremöglichkeiten (Dokumentenscanner oder MFP) gescannt und zur ELO Postbox des Users weitergeleitet.
In der ELO Postbox werden die Scan-Dateien auf Qualität bzw. Vollständigkeit geprüft und ggf. erneut gescannt. Sind die Dateien in Ordnung, werden diese über einen Button „Weiter zur Erfassung“ an das ELO Modul weitergegeben.

Die Erfassung der Eingangsrechnungen übernimmt der ELO DocXtractor, der unter anderem den Kreditor zuordnet. Es werden darüber hinaus Positionszeilen, Bankverbindungen und der Rechnungskopf (z. B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum) erkannt und in die Verschlagwortung der Rechnung eingetragen.

Nach Workshops mit mehreren Anbietern entschied sich das ACM-Projektteam für den ELO Business Partner Informationstechnik Klumpp aus Lahr.
ELO Professional hatte vor allem mit seiner übersichtlichen Benutzeroberfläche und der individuell gestaltbaren Workflows überzeugt. Das Workflow-Prinzip ermöglichte die flexible Abbildung des komplexen Rechnungsprüfungsprozesses im Gegensatz zu anderen eher statischen Systemen des Wettbewerbs.
Auch das ELO-Lizenzsystem wies sich als am besten zur ACM-Prozessstruktur passend aus. Zielsetzung der ELO-Implementierung war die Erfassung der Eingangsrechnungen mittels ELO DocXtractor und die Bearbeitung, Buchung, Freigabe und Archivierung mittels ELO Workflows.

Mittlerweile wird ELO auch zur digitalen Archivierung von Unterlagen aus unterschiedlichen Abteilungen genutzt.

Mittelfristig ist die Einführung weiterer Lösungen, wie z.B. das ELO Vertragsmanagement, geplant. Sicherheit, Präzision und Diskretion sind die Maßstäbe, an denen sich unsere erfahrenen Mitarbeiter orientieren, diese Anforderungen erfüllt für uns auch ELOprofessional.