Das Wichtigste gleich vorweg:

Digitalisierung bedeutet, etwas Analoges auf digital umzustellen, dank digitaler Technologien. Im Gegensatz dazu bedeutet digitale Transformation die vollständige Umwandlung bestehender Geschäftsprozesse und -modelle.

Und noch etwas Wichtiges: auf was warten Sie? Wenn nicht jetzt – wann dann?

Die Digitalisierung in Deutschland muss dringend verbessert werden. Dies zeigt sich vor allem in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen, welche noch immer nach einem Weg suchen, sich digitaler aufzustellen. Das Firmenwissen zu digitalisieren ist ein erster Schritt zu einer verbesserten Wirtschaftlichkeit. Denn digital zugängliches Firmenwissen lässt sich deutlich barrierearmer nutzen und somit effektiver einsetzen. Wichtig ist dabei, den Weg konsequent und mit einer guten Strategie zu verfolgen, um Fehler zu vermeiden.

Selbst in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen haben sich im Laufe der Jahre Wissens-Silos angesammelt. Jede Abteilung und jeder Bereich hüten das eigene Wissen und die eigenen Daten oftmals für sich. Dies mag zwar auf den ersten Blick verständlich sein, ist aber für eine produktive Arbeitsumgebung eher hinderlich. Denn der Zugang zu wichtigem Wissen kann somit über Abteilungsgrenzen hinweg verwehrt bleiben. Wer das Firmenwissen digitalisieren möchte, muss diese Wissens-Silos abreißen und dafür sorgen, dass jegliches Fachwissen in einer zentralen Software gesammelt und erfasst wird. Das bedeutet immer noch nicht, dass jeder Nutzer auf jegliches Firmenwissen Zugriff hat, aber es liegt zumindest zentral erreichbar vor.

Nicht jede Abteilung und jeder der Belegschaft benötigt Zugriff auf alle Daten. Wer das eigene Firmenwissen digitalisieren möchte, muss also dafür sorgen, dass die verschiedenen Daten und Dateien kategorisiert und eingeordnet werden. In der Regel bietet jede Datenmanagement-Software die Möglichkeit, verschiedene Benutzergruppen und Benutzerrechte anzulegen. Somit kann sichergestellt werden, dass Entscheidungsträger beispielsweise vollen Zugriff auf das gesamte Firmenwissen haben, während einzelne Angestellte nur auf einen bestimmten Bereich Zugriff haben dürfen. Dies ist unter anderem wichtig, um Firmen- und Geschäftsgeheimnisse zu schützen und dennoch als Management jederzeit den Überblick zu behalten.

Wenn Sie als Unternehmer Ihr Firmenwissen digitalisieren möchten, sollten Sie auch an den Aspekt der Datensicherheit denken. Denn auch für digitale Daten gelten die üblichen Regelungen der rechtssicheren Aufbewahrung. Aus diesem Grund sollten die Daten immer mindestens einmal, wenn nicht eher doppelt gesichert werden. Hier ist es sinnvoll, sich auf die Erfahrungen von Experten zu verlassen, welche für das Unternehmen passende Lösungen vorschlagen können. Denn auch die Sicherung der Daten fällt unter die DSGVO. Ob nun über externe Festplatten, über externe Rechenzentren oder auch über die Cloud gesichert wird, hängt von den individuellen Umständen ab.

Mit der passenden Software und der Beratung unserer Experten lässt sich somit auch ein schneller und einfacher Zugriff auf das aktuell benötigte Firmenwissen leicht und DSGVO-konform realisieren.

Einen ersten Überblick unserer (digitalen) Lösungen finden Sie nachstehend:

• Datenschutzbeauftragte
• SmartWe Cloud CRM-Plattform
• Dokumentenmanagement
• Accounting
• Automated Capture & Distribution
• Druckprozess-Steuerung
• Mobile e-Forms
• Print & Follow – Cloud
• Scanlösungen
• Zeiterfassung

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